Ввод данных и информации
Содержание:
При создании электронного архива обязательный этап — ввод данных в информационную систему. Распределение материалов по структуре, доступ к ним пользователей, поиск — всё это базируется на заведённой информации. Поэтому для нормальной и эффективной работы архива важно, чтобы заполнение базы данных информацией было корректным, а сведения были полными, точными и без ошибок.
Под такой информацией подразумеваются:
- название каждого источника, заголовки документов и дел;
- типы документов;
- аннотация к нему;
- атрибуты, по которым его можно найти в базе;
- ключевые слова;
- сами электронные образы;
- распознанные текстовые файлы.
Вся эта информация необходима при создании и заполнении базы данных, может пополняться и составляет ядро электронного архива. В работе по заполнению и редактированию базы данных очень велика роль специалистов, которые работают фондами.
Распознавание текстов
На этом этапе тексты извлекаются из сканов и преобразовываются в текстовый формат, чтобы с ними можно было работать, в частности копировать. Если с печатными текстами по большей части отлично справляются специальные программы для распознавания, то для работы с рукописными текстами число специалистов сразу возрастает.
Такая же ситуация с документами, набранными на печатных машинках. У них свои особенности: исправление ошибок надпечаткой поверх уже набранной буквы, зачёркивание большой буквой Х и другие. Поэтому с такими текстами также работают грамотные и опытные специалисты.
Заведение информации
Ввод информации в базу данных тесно связан с распознаванием, на практике они почти параллельны, особенно если речь идёт о фондах, с которыми работают специалисты, а не программы.
Ввод данных и информации — один из самых трудоёмких и затратных по времени этапов работы над электронным архивом. Каждый источник должен быть индексирован и атрибутирован. Ему присваивается ряд характеристик, по которым его можно будет идентифицировать в архиве.
Для каждого электронного архива разрабатывается форма ввода информации в базу данных, куда и заводятся все характеристики.
Проверка информации
Этап заведения данных подразумевает обязательную проверку результата, чтобы проконтролировать качество, избежать ошибок и искажения информации. Для большей точности проверкой занимаются несколько специалистов на разных этапах работы.
У специалистов «Ру-Скан» богатый опыт в создании, заполнении и сохранении баз данных. Обращайтесь, и мы сформируем вашу.
Если вас интересуют наши услуги, цены на них можно узнать здесь. Также обращайтесь по номеру телефона +7 (343) 350-50-69 или 8 800 700 56 04. Мы всегда рады вам помочь!
