Создание ЭИР

Содержание:

• Какие работы необходимо выполнить для создания ЭИР
• Сканирование
• Распознавание
• Формирование структуры каталога
• Атрибутирование
• Заведение данных

Когда мы обращаемся к электронному архиву, то имеем дело с интерфейсом, системами поиска и доступа. Их можно сравнить с комнатой, в которой в определённом порядке находятся коробки с материалами. А сами коробки с материалами — это электронный информационный ресурс (ЭИР).

Под электронным информационным ресурсом подразумевается база данных с метаданными и ссылками, которые связывают файлы друг с другом в каталоге. К электронным информационным ресурсам относятся любые данные: числа, буквы, символы, изображения, звуки или комбинации всего названного — а также программное обеспечение, технические решения, которые обеспечивают их существование и использование в определённом порядке.

Не слишком уместно говорить о назначении электронного информационного ресурса, так как существование электронного архива без него невозможно в принципе. ЭИР — это ядро архива, весь материал в упорядоченном виде, с которым имеют дело пользователи посредством электронного архива.

Корпоративные электронные информационные ресурсы бывают разных типов, в зависимости от режима доступа, назначения, содержания или формы организации. «Ру-Скан» организует ЭИР, который будет отвечать целям вашей организации.

Создание ЭИР — это в любом случае масштабный проект, поэтому разработка электронного информационного ресурса — это многоэтапный процесс, в который обязательно входит анализ задач, возможностей и потребностей, составление сметы, просчитывание экономической эффективности. 

Для создания ЭИР необходимо выполнить ряд объёмных работ:

• сканирование;
• распознавание;
• формирование структуры каталога;
• атрибутирование;
• заведение данных.

Сканирование

На этом этапе создаются электронные образы источников. Они понадобятся для ЭИР, а также служат основой для последующего распознавания текстов.

Распознавание

Это преобразование изображения в текст, доступный для редактирования. Распознанные файлы тщательно проверяются на корректность, чтобы избежать искажения данных, и сохраняются отдельно в текстовых форматах.

Формирование структуры каталога

На этом этапе продумывается принцип построения каталога, а исходя из него, определяются атрибуты, которые нужно присвоить каждому источнику для того, чтобы его можно было быстро найти.

Атрибутирование

Для каждого источника составляется список атрибутов, по которым его легко будет найти в каталоге. К атрибутам могут относиться: автор, дата, тип документа, контрагент, ключевые слова, суммы, название и многие другие.

Заведение данных

Ответственный этап, на котором данные: текстовые файлы, электронные образы, карточки каждого источника и метаданные — вводятся в информационную систему. Способы формирования  электронных информационных ресурсов могут быть разными: от ручного ввода до применения искусственного интеллекта и  Big data. Выбор методов зависит от назначения конкретных ЭИР.

В результате создаётся ядро будущего электронного архива. Хранение электронных информационных ресурсов можно организовать по-разному: на локальных и съёмных носителях, в распределённом реестре и др., опять же в зависимости от возможностей, потребностей и целей организации.

Если вас интересуют наши услуги, цены на них можно узнать здесь. Также обращайтесь по номеру телефона +7 (343) 350-50-69 или 8 800 700 56 04. Мы всегда рады вам помочь!