Создание электронного архива
Содержание:
Электронный архив — это необходимая система, без которой оцифровка вашего архива потеряет существенную часть плюсов. Да, вы обеспечите долговечность источникам, создав их цифровые копии. Да, доступ к ним станет проще и быстрее. Но воспользоваться преимуществами оцифровки на сто процентов вы не сможете. Почему?
Сохранность и безопасность
Цифровые материалы не так уязвимы, как бумажные, но тем не менее факторы риска существуют и для них. Согласитесь, недопустимо утратить электронный массив материалов — результат огромной работы по оцифровке — из-за банальной поломки внешнего жёсткого диска. Особенно, учитывая ваши вложения.
Весь массив документов и источников, переведённых в электронный вид — это большая ценность, стоимость которой высока. Например, электронные копии 100 000 страниц, по 10 рублей за каждую — это 1 000 000 рублей.
В электронном архиве используется сразу несколько решений, которые обеспечивают сохранность и безопасность материалов. Это позволяет сохранить данные, даже если одно из них выходит из строя.
Поиск и доступ
Действительно ускорить работу с источниками и сделать её в разы эффективнее без электронного архива не получится. Даже если вы создадите оптимальный на ваш взгляд электронный информационный ресурс и организуете систему хранения в папках на сетевых дисках.
- Сотрудники будут тратить рабочее время, чтобы найти файлы на сетевых дисках, даже предварительно получив ссылки на конкретные папки в базе данных информационного ресурса.
- Одновременный доступ нескольких сотрудников к базе данных рано или поздно приведет к конфликту версий.
- Такой способ не позволит выстроить гибкую систему доступа к материалам.
- Доступ к материалам будет ограничен временем загрузки электронного образа по сети и выльется в ещё большие временные затраты.
Поэтому результаты оцифровки вашего архива будут заметно лучше, если вы организуете полученные материалы в электронный архив с простой и удобной системой быстрого поиска.
Электронный архив — программно-аппаратный комплекс
Программно-аппаратная архивная поисковая система (ПААПС) — так мы называем наше практичное и экономичное решение, которое даже небольшим организациям с ограниченными бюджетами позволяет внедрить надёжный, удобный и безопасный электронный архив.
Безопасность материалов обеспечивает сетевое хранилище NAS. Это файловый сервер с массивом жёстких дисков, объединённых в единое дисковое пространство. Сохранность данных обеспечивается с помощью:
- полного дублирования информации по технологии RAID 1. У вас всегда есть несколько полностью идентичных копий вашего архива;
- файловой системы ZFS, которая как по запросу, так и по расписанию проверяет состояние всех компонентов. Это позволяет восстанавливать случайно удалённые или изменённые файлы, а также избежать записи повреждённых.
Наше решение даже в минимальной комплектации позволяет хранить до 4 миллионов страниц электронных документов.
Поисковая система ПААПС — развернута на этом же NAS-хранилище и позволяет быстро находить нужные материалы по атрибутам и ключевым словам. Они присваиваются каждому документу при оцифровке и заносятся в базу данных информационного ресурса. Для этого разработан удобный веб-интерфейс.
Для пользователей это выглядит так: в интернет-браузере они открывают страницу с определённым адресом, авторизуются и готово — можно искать нужный документ с помощью поискового запросто. Просто и удобно. Материалы можно просматривать с любых устройств: ПК, ноутбука, планшета или смартфона. При необходимости можно вывести на печать.
Также прост процесс атрибутирования (пополнения базы данных). Как и поиск, он осуществляется через веб-интерфейс.
Все что нужно для внедрения в инфраструктуру — включить в розетку и подключить к локальной сети!
ПААПС — универсальное экономичное и простое в реализации решение для надёжного электронного архива.
Обращайтесь, расскажем подробнее!
Если вас интересуют наши услуги, цены на них можно узнать здесь. Также обращайтесь по номеру телефона +7 (343) 350-50-69 или 8 800 700 56 04. Мы всегда рады вам помочь!
